Nahlásit porušení (HinSchG)
Oznamovací systém
1. SMĚRNICE
Udržitelné podnikání vytváří dlouhodobou perspektivu pro životní prostředí, společnost a hospodářství, stejně jako pro každého zaměstnance a obchodního partnera společnosti HIRMER GROSSE GRÖSSEN. Základními pilíři kultury HIRMER GROSSE GRÖSSEN jsou rozdělení klíčových požadavků a jejich samostatné plnění a řízení, jakož i společné chápání hodnot a minimalizace rizik v zájmu udržitelného rozvoje společnosti. Oznamovací systém s právní odborností společnosti Ratisbona Compliance GmbH („RC-Whistle“) poskytuje všem přístupnou a jasně definovanou strukturu spolu s právně podloženým prvotním posouzením. Tím vytváří větší důvěru a bezpečí při upozorňování na nesrovnalosti a pomáhá zajistit udržitelný úspěch společnosti Hirmer Grosse Grössen Online GmbH a předcházet škodám.
2. ROZSAH PŮSOBNOSTI
a) Tato směrnice popisuje postup při oznamování potvrzeného nebo domnělého protiprávního či nevhodného jednání.
b) Vztahuje se na všechny zaměstnance (včetně agenturních zaměstnanců), zákazníky, dodavatele a všechny osoby, které mají zájem na řádném fungování společnosti.
3. VĚDOMOST NEBO DŮVODNÉ PODEZŘENÍ NA PROTIPRÁVNÍ JEDNÁNÍ
a) Vyzýváme každého zaměstnance, který ví o závažném protiprávním či nevhodném jednání nebo má důvodné podezření, že k němu dochází (porušení zákona nebo neetické jednání v rozporu s naším kodexem chování), aby podal oznámení.
b) Vyzýváme všechny zaměstnance, aby tyto skutečnosti oznamovali prostřednictvím známých a zavedených oznamovacích kanálů. Jsou to:
i. Důvěryhodná kontaktní osoba
ii. Personální oddělení
iii. Podniková rada
iv. Vedení společnosti
c) Pokud pro vaše oznámení nepřipadá v úvahu žádný z těchto kanálů, můžete využít oznamovací systém společnosti Ratisbona Compliance s právní odborností. Oznamovací systém Ratisbona Compliance provozuje nezávislá třetí strana.
d) Oznámení podaná prostřednictvím oznamovacího systému Ratisbona Compliance jsou zasílána přímo společnosti Ratisbona Compliance. Oznámení lze podat elektronicky prostřednictvím oznamovací platformy Ratisbona Compliance, telefonicky nebo osobně.
4. ÚMYSLNĚ NEPRAVDIVÁ OZNÁMENÍ
Úmyslně nepravdivá oznámení jsou považována za porušení kodexu chování a bude s nimi odpovídajícím způsobem nakládáno. Mohou vést k disciplinárním opatřením a/nebo trestnímu stíhání.
5. ROZDĚLENÍ ODPOVĚDNOSTÍ
a) Oznamovací systém Ratisbona Compliance umožňuje anonymní komunikaci s oznamovatelem a v případě potřeby ji zajišťuje. Po přijetí oznámení o údajném protiprávním nebo podvodném jednání je věc předběžně posouzena na základě obsažených informací.
b) Společnost Ratisbona Compliance odpovídá za včasné posouzení a zpracování přijatých oznámení.
c) Za účelem dalšího posouzení věci je možné klást oznamovateli doplňující otázky při zachování jeho anonymity.
d) Další postup při řešení věci se určí na základě tohoto prvotního posouzení. V závislosti na závažnosti obvinění, dotčených osobách a příslušné právní oblasti bude oznámení předáno odpovědnému útvaru příslušné dotčené přidružené společnosti nebo skupiny přidružených společností. Při dalším šetření mohou být přizváni externí odborníci. Při dostatečném podezření na spáchání trestného činu může vzniknout oznamovací povinnost vůči příslušným orgánům. Ratisbona Compliance zajišťuje, aby byly všechny oznámené případy prošetřeny, dostatečně zdokumentovány a uzavřeny.
e) Hirmer Grosse Grössen Online GmbH očekává od vedoucích pracovníků a nadřízených na všech úrovních řízení, že budou taková oznámení brát vážně, zachovávat o nich přísnou důvěrnost a včas je prošetří v souladu s příslušnými požadavky a nezbytnými opatřeními, aby mohlo být protiprávní jednání odstraněno.
6. OZNÁMENÍ NEBUDE DÁLE ŘEŠENO
a) nejsou k dispozici dostatečné informace pro řádné šetření a zároveň není možné získat další informace; nebo
b) je prokazatelně nepravdivé.
7. PODÁVÁNÍ ZPRÁV
Zprávy vypracovává právní oddělení společnosti Ratisbona Compliance. Pro případy, které Ratisbona Compliance prošetřuje, se zpracovávají podrobné zprávy.
8. OCHRANA A PRÁVA OZNAMOVATELE
a) Totožnost všech oznamovatelů je přísně důvěrná. Ratisbona Compliance za žádných okolností nezveřejní hlasové zprávy, IP adresy a/nebo telefonní čísla, ledaže se použije bod 8 písm. c).
b) Nikdo, kdo podá oznámení, se nemusí v důsledku tohoto oznámení obávat negativních následků. Oznamovatelé však nejsou chráněni ve vztahu k vlastnímu protiprávnímu jednání.
c) Ochrana oznamovatele není zaručena v následujících případech: i. Na žádost například orgánů činných v trestním řízení je Ratisbona Compliance povinna poskytnout hlasové zprávy, IP adresy a/nebo telefonní čísla. ii. Pokud se zjistí, že oznámení bylo úmyslně nepravdivé, podané s vědomím jeho nepravdivosti a/nebo ve zlé víře. iii. Pokud musí být samotné oznámení posouzeno jako trestný čin nebo porušení kodexu chování (například pomluva nebo vyhrožování).
d) Pokud oznamovatel nesouhlasí s výsledkem šetření, může věc znovu oznámit prostřednictvím oznamovacího systému Ratisbona Compliance s právní odborností.
9. OCHRANA A PRÁVA OBVINĚNÝCH OSOB
a) Pokud je na základě oznámení zahájeno šetření, společnost Hirmer Grosse Grössen Online GmbH informuje dotčené osoby nejpozději do 30 pracovních dnů. Tuto lhůtu lze po zvážení okolností konkrétního případu prodloužit, například pokud hrozí zničení důkazů nebo jiné maření zahájeného šetření.
b) Dotčené osoby mají právo podat stížnost na šetření vedené proti nim. Za tímto účelem se obracejí na:
i. svého nadřízeného nebo jednatele
ii. společnost Ratisbona Compliance; kontaktní údaje jsou uvedeny na konci této směrnice.
10. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Ratisbona Compliance bude se všemi informacemi zacházet jako s přísně důvěrnými. Ochrana údajů oznamovatelů i dotčených osob je zajištěna v zákonném rozsahu. Přístup k informacím, a to jak k jejich obsahu, tak z hlediska okruhu osob, bude omezen podle zásady „nezbytné znalosti“ (need-to-know). Tato směrnice vyžaduje zpracování a uchovávání osobních údajů. To se provádí výhradně v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů.
11. POSTUP ZPRACOVÁNÍ OZNÁMENÍ SPOLEČNOSTÍ RATISBONA COMPLIANCE
ELEKTRONICKÉ OZNÁMENÍ
Před odesláním oznámení prostřednictvím našeho systému si přečtěte informace o ochraně osobních údajů pro oznamovatele: https://ratisbona-compliance.de/datenschutzerklaerung-fuer-hinweisgeber/ Kliknutím na odkaz „Podat oznámení“, který vás přesměruje na formulář oznamovacího systému, potvrzujete, že jste se s informacemi o ochraně osobních údajů seznámili.
TELEFONICKÉ OZNÁMENÍ
Chcete podat oznámení telefonicky? Tým advokáta Ericha J. Beera můžete kontaktovat na čísle:
+49 941 2060384-2
OSOBNÍ SCHŮZKA
Chcete podat oznámení při osobním rozhovoru?
Kontaktujte nás na adrese:
Ratisbona Compliance GmbH
Trothengasse 5, 93047 Regensburg
T +49 941 2060384-1
www.ratisbona-compliance.de