Signaler des infractions (HinSchG)

1. POLITIQUE

Une gestion durable offre des perspectives d’avenir à l’environnement, à la société et à l’économie, ainsi qu’à chaque collaborateur et partenaire commercial de HIRMER GROSSE GRÖSSEN. Les piliers de la culture HIRMER GROSSE GRÖSSEN sont la répartition des exigences essentielles ainsi que leur mise en œuvre et leur pilotage autonomes, de même qu’une conception commune des valeurs et de la réduction des risques en faveur d’un développement durable de l’entreprise. Le dispositif d’alerte bénéficiant de l’expertise juridique de Ratisbona Compliance GmbH (« RC-Whistle ») offre une structure clairement définie, accessible à tous, ainsi qu’une première évaluation juridiquement fondée. Il renforce ainsi la confiance et la sécurité nécessaires pour signaler des manquements, contribuant à préserver la réussite durable de Hirmer Grosse Grössen Online GmbH et à prévenir tout préjudice.

2. CHAMP D’APPLICATION

a) La présente politique décrit la procédure à suivre pour signaler des manquements ou comportements fautifs avérés ou présumés.

b) Elle s’applique à l’ensemble des collaborateurs (y compris les travailleurs intérimaires), aux clients, aux fournisseurs et à toute personne ayant un intérêt dans le bon fonctionnement de la société.

3. CONNAISSANCE OU SOUPÇON RAISONNABLE D’UN MANQUEMENT

a) Nous encourageons tout collaborateur ayant connaissance d’un comportement fautif ou d’un manquement grave, ou ayant des motifs raisonnables de le soupçonner (violation de la loi ou comportement contraire à l’éthique et à notre code de conduite), à effectuer un signalement.

b) Nous encourageons tous les collaborateurs à signaler de tels faits par les canaux connus et établis. Ces canaux sont les suivants :

i. Personne de confiance

ii. Ressources humaines

iii. Comité d’entreprise

iv. Direction

c) Si aucun de ces canaux ne convient à votre signalement, vous pouvez utiliser le dispositif d’alerte de Ratisbona Compliance bénéficiant d’une expertise juridique. Le dispositif d’alerte de Ratisbona Compliance est géré par un tiers indépendant.

d) Les signalements effectués par l’intermédiaire du dispositif d’alerte de Ratisbona Compliance sont transmis directement à Ratisbona Compliance. Ils peuvent être effectués en ligne sur la plateforme de signalement de Ratisbona Compliance, par téléphone ou en personne.

4. FAUX SIGNALEMENTS DÉLIBÉRÉS

Les faux signalements délibérés sont considérés comme une violation du code de conduite et traités en conséquence. Ils peuvent entraîner des mesures disciplinaires et/ou des poursuites pénales.

5. ATTRIBUTION DES RESPONSABILITÉS

a) Le dispositif d’alerte de Ratisbona Compliance permet une communication anonyme avec l’auteur du signalement et la garantit lorsque cela est nécessaire. Après réception d’un signalement portant sur un comportement prétendument fautif ou frauduleux, les faits font l’objet d’un premier examen sur la base des informations fournies.

b) Ratisbona Compliance est responsable de l’examen et du traitement des signalements reçus dans les délais prescrits.

c) Des questions complémentaires peuvent être posées à l’auteur du signalement afin d’évaluer plus précisément les faits, tout en préservant son anonymat.

d) Les suites à donner sont déterminées sur la base de ce premier examen. Selon la gravité des accusations, les personnes concernées et le domaine juridique applicable, le signalement est transmis au service compétent de l’entreprise affiliée ou du groupe d’entreprises affiliées concerné. Des experts externes peuvent être associés à la poursuite de l’examen du manquement. En cas de soupçon suffisant d’une infraction pénale, une obligation de signalement aux autorités compétentes peut s’appliquer. Ratisbona Compliance veille à ce que tous les cas signalés soient examinés, suffisamment documentés et clôturés.

e) Hirmer Grosse Grössen Online GmbH attend des cadres et supérieurs hiérarchiques à tous les niveaux qu’ils prennent ces signalements au sérieux, les traitent de manière strictement confidentielle et les examinent rapidement conformément aux exigences applicables et aux mesures nécessaires afin de remédier au manquement.

6. ABSENCE DE SUITE DONNÉE À UN SIGNALEMENT

a) les informations disponibles sont insuffisantes pour mener une enquête adéquate et qu’il n’est pas possible d’obtenir des informations complémentaires ; ou

b) il est démontré que le signalement est faux.

7. RAPPORTS

Les rapports sont établis par le service juridique de Ratisbona Compliance. Des rapports détaillés sont établis pour les cas examinés par Ratisbona Compliance.

8. PROTECTION ET DROITS DE L’AUTEUR DU SIGNALEMENT

a) L’identité de tous les auteurs de signalement est traitée de manière strictement confidentielle. Ratisbona Compliance ne divulguera en aucun cas les messages vocaux, adresses IP et/ou numéros de téléphone, sauf si le point 8(c) s’applique.

b) Aucune personne effectuant un signalement ne doit craindre de conséquences négatives de ce fait. Toutefois, les auteurs de signalement (lanceurs d’alerte) ne bénéficient d’aucune protection en ce qui concerne leur propre comportement fautif.

c) La protection de l’auteur du signalement n’est pas garantie dans les cas suivants : i. À la demande, par exemple, des autorités chargées des poursuites pénales, Ratisbona Compliance est tenue de fournir les messages vocaux, adresses IP et/ou numéros de téléphone. ii. Lorsqu’il est établi qu’un signalement a été délibérément mensonger, effectué en connaissance de sa fausseté et/ou de mauvaise foi. iii. Lorsque le signalement lui-même doit être qualifié d’infraction pénale ou de violation du code de conduite (par exemple, diffamation ou menace).

d) Si l’auteur du signalement n’est pas d’accord avec le résultat de l’enquête, il peut à nouveau faire part de ses objections par l’intermédiaire du dispositif d’alerte de Ratisbona Compliance bénéficiant d’une expertise juridique.

9. PROTECTION ET DROITS DES PERSONNES MISES EN CAUSE

a) Si une enquête est ouverte à la suite d’un signalement, Hirmer Grosse Grössen Online GmbH en informera les personnes concernées au plus tard dans un délai de 30 jours ouvrés. Ce délai peut être prolongé après prise en compte des circonstances propres au cas concerné, par exemple s’il existe un risque que des preuves soient détruites ou que l’enquête engagée soit entravée d’une autre manière.

b) Les personnes concernées ont le droit de contester les enquêtes menées à leur encontre. À cette fin, elles peuvent s’adresser :

i. à leur supérieur hiérarchique ou au directeur général ;

ii. à Ratisbona Compliance, dont les coordonnées figurent à la fin de la présente politique.

10. PROTECTION DES DONNÉES

Ratisbona Compliance traitera toutes les informations de manière strictement confidentielle. La protection des données tant des auteurs de signalement que des personnes concernées est garantie dans le cadre légal. L’accès aux informations — tant en ce qui concerne leur contenu que le cercle des personnes autorisées — est limité selon le principe du « besoin d’en connaître ». La présente politique implique le traitement et la conservation de données à caractère personnel. Ces opérations sont effectuées exclusivement conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.

11. PROCESSUS DE TRAITEMENT PAR RATISBONA COMPLIANCE

SIGNALEMENT ÉLECTRONIQUE

Avant de transmettre votre signalement par l’intermédiaire de notre système, veuillez lire les informations relatives à la protection des données destinées aux lanceurs d’alerte : https://ratisbona-compliance.de/datenschutzerklaerung-fuer-hinweisgeber/ En cliquant sur le lien « Effectuer un signalement », qui mène au formulaire du dispositif d’alerte, vous confirmez avoir pris connaissance des informations relatives à la protection des données.

SIGNALEMENT PAR TÉLÉPHONE

Vous souhaitez effectuer votre signalement par téléphone ? Vous pouvez joindre l’équipe de Maître Erich J. Beer au numéro suivant :

+49 941 2060384-2

ENTRETIEN EN PERSONNE

Vous souhaitez effectuer un signalement lors d’un entretien en personne ?

Contactez-nous à l’adresse suivante :

Ratisbona Compliance GmbH

Trothengasse 5, 93047 Regensburg

T +49 941 2060384-1

M [email protected]

www.ratisbona-compliance.de