Overtredingen melden (HinSchG)
Klokkenluiderssysteem
1. BELEID
Duurzaam ondernemen biedt toekomstperspectief voor het milieu, de samenleving en de economie, maar ook voor iedere individuele medewerker en zakenpartner van HIRMER GROSSE GRÖSSEN. De pijlers van de bedrijfscultuur van HIRMER GROSSE GRÖSSEN zijn de verdeling van centrale verantwoordelijkheden en de zelfstandige uitvoering en aansturing daarvan, evenals een gedeeld begrip van waarden en risicobeperking met het oog op duurzame bedrijfsontwikkeling. Het klokkenluiderssysteem met juridische expertise van Ratisbona Compliance GmbH (“RC-Whistle”) biedt een voor iedereen toegankelijke, duidelijk omschreven structuur en een juridisch onderbouwde eerste beoordeling. Dit schept extra vertrouwen en zekerheid om misstanden te melden en draagt zo bij aan het duurzame succes van Hirmer Grosse Grössen Online GmbH en het voorkomen van schade.
2. TOEPASSINGSGEBIED
a) Dit beleid beschrijft de procedure voor het melden van bevestigde of vermoede misstanden of wangedrag.
b) Het is van toepassing op alle medewerkers (inclusief uitzendkrachten), klanten, leveranciers en iedereen die belang heeft bij het welzijn van de onderneming.
3. KENNIS OF EEN REDELIJK VERMOEDEN VAN EEN MISSTAND
a) Wij moedigen iedere medewerker die weet van of een redelijk vermoeden heeft van ernstig wangedrag of een misstand (een wetsovertreding of onethisch gedrag dat in strijd is met onze gedragscode) aan om hiervan melding te maken.
b) Wij moedigen alle medewerkers aan dergelijke zaken via de bekende en gevestigde meldingskanalen te melden. Dit zijn:
i. Vertrouwenspersoon
ii. Personeelszaken
iii. Ondernemingsraad
iv. Directie
c) Als geen van deze meldingskanalen geschikt is voor uw melding, kunt u gebruikmaken van het klokkenluiderssysteem met juridische expertise van Ratisbona Compliance. Het klokkenluiderssysteem van Ratisbona Compliance wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij.
d) Meldingen via het klokkenluiderssysteem van Ratisbona Compliance komen rechtstreeks bij Ratisbona Compliance terecht. Meldingen kunnen digitaal via het meldingsplatform van Ratisbona Compliance, telefonisch of persoonlijk worden gedaan.
4. OPZETTELIJK VALSE MELDINGEN
Opzettelijk valse meldingen worden beschouwd als een overtreding van de gedragscode en worden dienovereenkomstig behandeld. Ze kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen en/of strafrechtelijke vervolging.
5. TOEWIJZING VAN VERANTWOORDELIJKHEDEN
a) Het klokkenluiderssysteem van Ratisbona Compliance maakt anonieme communicatie met de melder mogelijk en waarborgt deze indien nodig. Na ontvangst van een melding over vermeend wangedrag of frauduleus handelen wordt de zaak op basis van de verstrekte informatie aan een eerste beoordeling onderworpen.
b) Ratisbona Compliance is verantwoordelijk voor de tijdige beoordeling en behandeling van binnenkomende meldingen.
c) Om de zaak verder te beoordelen, kunnen met behoud van anonimiteit aanvullende vragen aan de melder worden gesteld.
d) Op basis van deze eerste beoordeling wordt bepaald hoe de zaak verder wordt behandeld. Afhankelijk van de ernst van de beschuldiging, de betrokken personen en het rechtsgebied wordt de melding doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling van de betreffende verbonden onderneming of groep van verbonden ondernemingen. Bij het verdere onderzoek naar de misstand kunnen externe deskundigen worden ingeschakeld. Bij voldoende verdenking van een strafbaar feit kan een meldingsplicht bij de bevoegde instanties bestaan. Ratisbona Compliance waarborgt dat alle gemelde gevallen worden onderzocht, voldoende worden gedocumenteerd en worden afgerond.
e) Hirmer Grosse Grössen Online GmbH verwacht van managers en leidinggevenden op alle hiërarchische niveaus dat zij dergelijke meldingen serieus nemen, strikt vertrouwelijk behandelen en tijdig onderzoeken volgens de geldende voorschriften en met de vereiste maatregelen, zodat de misstand kan worden verholpen.
6. GEEN VERDERE BEHANDELING VAN EEN MELDING
a) er onvoldoende informatie beschikbaar is voor een adequaat onderzoek en er ook geen mogelijkheid bestaat om aanvullende informatie te verkrijgen; of
b) aantoonbaar is dat de melding vals is.
7. RAPPORTAGE
De rapportage wordt verzorgd door de juridische afdeling van Ratisbona Compliance. Voor de gevallen die door Ratisbona Compliance worden onderzocht, wordt gedetailleerd gerapporteerd.
8. BESCHERMING EN RECHTEN VAN DE MELDER
a) De identiteit van alle melders wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Ratisbona Compliance zal onder geen enkele omstandigheid spraakberichten, IP-adressen en/of telefoonnummers bekendmaken, tenzij punt 8(c) van toepassing is.
b) Niemand die een melding doet, hoeft daardoor negatieve gevolgen te vrezen. Melders (klokkenluiders) genieten echter geen bescherming ten aanzien van hun eigen wangedrag.
c) De bescherming van de melder is in de volgende gevallen niet gewaarborgd: i. Op verzoek van bijvoorbeeld opsporingsinstanties is Ratisbona Compliance verplicht spraakberichten, IP-adressen en/of telefoonnummers te verstrekken. ii. Wanneer is vastgesteld dat meldingen opzettelijk vals, tegen beter weten in en/of te kwader trouw zijn gedaan. iii. Wanneer de melding zelf als strafbaar feit of overtreding van de gedragscode moet worden aangemerkt (bijvoorbeeld smaad of bedreiging).
d) Als de melder het niet eens is met de uitkomst van het onderzoek, kan deze de kwestie opnieuw kenbaar maken via het klokkenluiderssysteem met juridische expertise van Ratisbona Compliance.
9. BESCHERMING EN RECHTEN VAN BESCHULDIGDE PERSONEN
a) Als naar aanleiding van een melding een onderzoek wordt ingesteld, zal Hirmer Grosse Grössen Online GmbH de betrokken personen uiterlijk binnen 30 werkdagen informeren. Deze termijn kan na afweging van de omstandigheden van het specifieke geval worden verlengd, bijvoorbeeld wanneer het risico bestaat dat bewijsmateriaal wordt vernietigd of het ingestelde onderzoek anderszins wordt belemmerd.
b) Betrokken personen hebben het recht een klacht in te dienen over een tegen hen gericht onderzoek. Zij kunnen zich daarvoor wenden tot:
i. hun leidinggevende of directeur
ii. Ratisbona Compliance; de contactgegevens staan aan het einde van dit beleid.
10. GEGEVENSBESCHERMING
Ratisbona Compliance behandelt alle informatie strikt vertrouwelijk. De bescherming van gegevens van zowel melders als betrokken personen wordt binnen het wettelijke kader gewaarborgd. De toegang tot informatie—zowel wat betreft de inhoud als de kring van personen—wordt beperkt volgens het need-to-knowbeginsel. Dit beleid vereist de verwerking en opslag van persoonsgegevens. Dit gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
11. BEHANDELINGSPROCES VAN RATISBONA COMPLIANCE
ELEKTRONISCHE MELDING
Lees voordat u uw melding via ons systeem indient de privacyinformatie voor klokkenluiders: https://ratisbona-compliance.de/datenschutzerklaerung-fuer-hinweisgeber/ Door op de link “Melding indienen” te klikken, die u naar het invoerformulier van het klokkenluiderssysteem brengt, bevestigt u dat u kennis hebt genomen van de privacyinformatie.
TELEFONISCHE MELDING
Wilt u uw melding telefonisch doen? U kunt het team van advocaat Erich J. Beer bereiken via:
+49 941 2060384-2
PERSOONLIJK GESPREK
Wilt u tijdens een persoonlijk gesprek een melding doen?
Neem contact met ons op via:
Ratisbona Compliance GmbH
Trothengasse 5, 93047 Regensburg
T +49 941 2060384-1
www.ratisbona-compliance.de