Zgłaszanie naruszeń (HinSchG)
System zgłaszania nieprawidłowości
1. POLITYKA
Zrównoważone prowadzenie działalności tworzy perspektywy na przyszłość dla środowiska, społeczeństwa i gospodarki, a także dla każdego pracownika i partnera biznesowego HIRMER GROSSE GRÖSSEN. Fundamentami kultury HIRMER GROSSE GRÖSSEN są podział kluczowych wymagań oraz ich samodzielna realizacja i kontrola, a także wspólne rozumienie wartości i ograniczania ryzyka na rzecz zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa. System zgłaszania nieprawidłowości wspierany wiedzą prawniczą Ratisbona Compliance GmbH („RC-Whistle”) zapewnia dostępną dla każdego, jasno określoną strukturę oraz prawnie uzasadnioną wstępną ocenę. Buduje to dodatkowe zaufanie i poczucie bezpieczeństwa przy zgłaszaniu nieprawidłowości, a tym samym pomaga chronić trwały sukces Hirmer Grosse Grössen Online GmbH i zapobiegać szkodom.
2. ZAKRES STOSOWANIA
a) Niniejsza polityka opisuje sposób postępowania w przypadku zgłaszania potwierdzonych lub podejrzewanych nieprawidłowości bądź niewłaściwego postępowania.
b) Ma ona zastosowanie do wszystkich pracowników (w tym pracowników tymczasowych), klientów, dostawców oraz wszystkich osób zainteresowanych prawidłowym funkcjonowaniem spółki.
3. WIEDZA LUB UZASADNIONE PODEJRZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
a) Zachęcamy każdego pracownika, który wie o istotnym niewłaściwym postępowaniu lub nieprawidłowości albo ma uzasadnione podejrzenie, że do nich doszło (naruszenie prawa lub nieetyczne zachowanie sprzeczne z naszym kodeksem postępowania), do dokonania zgłoszenia.
b) Zachęcamy wszystkich pracowników do zgłaszania takich spraw za pośrednictwem znanych i ustanowionych kanałów zgłoszeniowych. Są to:
i. Osoba zaufania
ii. Dział personalny
iii. Rada zakładowa
iv. Zarząd
c) Jeżeli żaden z tych kanałów nie jest odpowiedni dla Państwa zgłoszenia, można skorzystać z systemu zgłaszania nieprawidłowości Ratisbona Compliance wspieranego wiedzą prawniczą. System Ratisbona Compliance jest obsługiwany przez niezależną stronę trzecią.
d) Zgłoszenia dokonane za pośrednictwem systemu Ratisbona Compliance trafiają bezpośrednio do Ratisbona Compliance. Zgłoszenia można składać elektronicznie poprzez platformę zgłoszeniową Ratisbona Compliance, telefonicznie lub osobiście.
4. UMYŚLNIE FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA
Umyślnie fałszywe zgłoszenia są uznawane za naruszenie kodeksu postępowania i odpowiednio traktowane. Mogą skutkować zastosowaniem środków dyscyplinarnych i/lub wszczęciem postępowania karnego.
5. PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI
a) System zgłaszania nieprawidłowości Ratisbona Compliance umożliwia anonimową komunikację z osobą zgłaszającą i zapewnia ją w razie potrzeby. Po otrzymaniu zgłoszenia dotyczącego domniemanego niewłaściwego lub oszukańczego postępowania sprawa podlega wstępnej analizie na podstawie przekazanych informacji.
b) Ratisbona Compliance odpowiada za terminową analizę i obsługę wpływających zgłoszeń.
c) W celu dalszej oceny sprawy możliwe jest zadawanie osobie zgłaszającej dodatkowych pytań z zachowaniem jej anonimowości.
d) Dalszy sposób postępowania ze sprawą ustala się na podstawie tej wstępnej analizy. W zależności od wagi zarzutu, kręgu osób, których dotyczy sprawa, oraz właściwej dziedziny prawa zgłoszenie zostaje przekazane odpowiedzialnej jednostce w danej spółce powiązanej lub grupie spółek powiązanych. Do dalszego badania nieprawidłowości mogą zostać zaangażowani eksperci zewnętrzni. W przypadku dostatecznego podejrzenia popełnienia przestępstwa może powstać obowiązek zawiadomienia właściwych organów. Ratisbona Compliance zapewnia zbadanie wszystkich zgłoszonych przypadków, ich odpowiednie udokumentowanie oraz zakończenie.
e) Hirmer Grosse Grössen Online GmbH oczekuje od kadry kierowniczej i przełożonych na wszystkich szczeblach, że będą traktować takie zgłoszenia poważnie, zachowywać ich ścisłą poufność oraz wyjaśniać je bez zbędnej zwłoki zgodnie z odpowiednimi wymogami i przy zastosowaniu niezbędnych środków, aby usunąć nieprawidłowość.
6. BRAK DALSZEGO ROZPATRYWANIA ZGŁOSZENIA
a) dostępne informacje są niewystarczające do przeprowadzenia odpowiedniego postępowania wyjaśniającego, a uzyskanie dalszych informacji nie jest możliwe; lub
b) wykazano, że zgłoszenie jest fałszywe.
7. SPRAWOZDAWCZOŚĆ
Sprawozdawczość prowadzi dział prawny Ratisbona Compliance. W odniesieniu do spraw badanych przez Ratisbona Compliance sporządzane są szczegółowe sprawozdania.
8. OCHRONA I PRAWA OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ
a) Tożsamość wszystkich osób zgłaszających jest traktowana jako ściśle poufna. Ratisbona Compliance w żadnym wypadku nie ujawni wiadomości głosowych, adresów IP i/lub numerów telefonów, chyba że ma zastosowanie punkt 8 lit. c).
b) Żadna osoba dokonująca zgłoszenia nie musi obawiać się z tego powodu negatywnych konsekwencji. Osoby zgłaszające (sygnaliści) nie są jednak chronione w odniesieniu do własnego niewłaściwego postępowania.
c) Ochrona osoby zgłaszającej nie jest gwarantowana w następujących przypadkach: i. Na żądanie np. organów ścigania Ratisbona Compliance jest zobowiązana udostępnić wiadomości głosowe, adresy IP i/lub numery telefonów. ii. Gdy ustalono, że zgłoszenie było umyślnie fałszywe, dokonane ze świadomością jego nieprawdziwości i/lub w złej wierze. iii. Gdy samo zgłoszenie musi zostać uznane za przestępstwo lub naruszenie kodeksu postępowania (np. zniesławienie lub groźbę).
d) Jeżeli osoba zgłaszająca nie zgadza się z wynikiem postępowania wyjaśniającego, może ponownie zgłosić tę sprawę za pośrednictwem systemu Ratisbona Compliance wspieranego wiedzą prawniczą.
9. OCHRONA I PRAWA OSÓB, KTÓRYM ZARZUCA SIĘ NARUSZENIE
a) Jeżeli w wyniku zgłoszenia zostanie wszczęte postępowanie wyjaśniające, Hirmer Grosse Grössen Online GmbH poinformuje osoby, których ono dotyczy, najpóźniej w ciągu 30 dni roboczych. Okres ten może zostać przedłużony po uwzględnieniu okoliczności konkretnej sprawy, np. jeśli istnieje ryzyko zniszczenia dowodów lub utrudniania wszczętego postępowania w inny sposób.
b) Osoby, których dotyczy sprawa, mają prawo złożyć skargę dotyczącą prowadzonego przeciwko nim postępowania. W tym celu powinny skontaktować się z:
i. swoim przełożonym lub członkiem zarządu
ii. Ratisbona Compliance; dane kontaktowe znajdują się na końcu niniejszej polityki.
10. OCHRONA DANYCH
Ratisbona Compliance będzie traktować wszystkie informacje jako ściśle poufne. Ochrona danych zarówno osób zgłaszających, jak i osób, których dotyczy sprawa, jest zapewniona w granicach prawa. Dostęp do informacji — zarówno do ich treści, jak i pod względem kręgu osób — będzie ograniczony zgodnie z zasadą niezbędnej wiedzy („need-to-know”). Niniejsza polityka wymaga przetwarzania i przechowywania danych osobowych. Odbywa się to wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych.
11. PROCES OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ PRZEZ RATISBONA COMPLIANCE
ZGŁOSZENIE ELEKTRONICZNE
Przed przesłaniem zgłoszenia za pośrednictwem naszego systemu prosimy zapoznać się z informacjami o ochronie danych dla sygnalistów: https://ratisbona-compliance.de/datenschutzerklaerung-fuer-hinweisgeber/ Klikając link „Dokonaj zgłoszenia”, który prowadzi do formularza systemu zgłaszania nieprawidłowości, potwierdzają Państwo zapoznanie się z informacjami o ochronie danych.
ZGŁOSZENIE TELEFONICZNE
Chcą Państwo dokonać zgłoszenia telefonicznie? Z zespołem adwokata Ericha J. Beera można skontaktować się pod numerem:
+49 941 2060384-2
SPOTKANIE OSOBISTE
Chcą Państwo dokonać zgłoszenia podczas osobistej rozmowy?
Prosimy o kontakt:
Ratisbona Compliance GmbH
Trothengasse 5, 93047 Regensburg
T +49 941 2060384-1
www.ratisbona-compliance.de